Foliaraneon - Informativa privacy su dati e approvazioni Finance

Informativa sulla privacy

Come gestiamo i dati delle persone che visitano foliaraneon.sbs o utilizzano la nostra piattaforma per gerarchie di approvazione finanziaria, nel rispetto della normativa italiana ed europea.

Perché questa informativa privacy

Quando parliamo di approvazioni finanziarie e deleghe di firma, sappiamo che dietro ogni dato c’è una persona che prende decisioni e si assume responsabilità. Per questo prendiamo sul serio anche i dati che ci affidi quando navighi su foliaraneon.sbs, compili un modulo o utilizzi la nostra piattaforma. In questa informativa spieghiamo in modo chiaro quali informazioni raccogliamo, perché lo facciamo, con chi possiamo condividerle e quali diritti ti riconosce la normativa, in particolare il Regolamento generale sulla protezione dei dati applicabile in Italia.

Vogliamo che tu possa valutare Foliaraneon sapendo come trattiamo i tuoi dati, senza zone grigie o promesse vaghe. Non ti chiediamo più informazioni del necessario per gestire le richieste, presentare la nostra soluzione per gerarchie di approvazione o supportare i progetti che decidiamo di avviare insieme. Ti invitiamo a leggere con attenzione questa informativa prima di inviarci dati personali e a contattarci se qualcosa non ti è chiaro o non ti sembra coerente con il modo in cui lavori con la protezione delle informazioni nella tua organizzazione.

Come raccogliamo i dati

Raccogliamo dati personali principalmente quando navighi sul sito, compili un modulo di contatto, richiedi informazioni su Foliaraneon o utilizzi aree riservate della piattaforma. Possiamo ricevere informazioni direttamente da te, ad esempio dati identificativi e di contatto, oppure in modo automatico tramite il browser e i cookie. In alcuni casi i dati possono provenire da soggetti terzi, ad esempio partner che ci segnalano un interesse verso le nostre soluzioni per gerarchie di approvazione finanziaria, nel rispetto delle basi giuridiche previste dalla normativa.

Dati forniti direttamente da te

Dati identificativi di base, come nome, cognome e, se forniti, ruolo aziendale o funzione di appartenenza all’interno del team Finance o di altre aree.
Dati di contatto, ad esempio indirizzo email professionale, numero di telefono aziendale e informazioni simili che ci permettono di rispondere alle tue richieste.
Informazioni sul contesto organizzativo in cui operi, come dimensioni dell’azienda, presenza di più sedi, struttura del team Finance e principali processi di approvazione.
Dettagli forniti nei messaggi liberi dei moduli di contatto, inclusi esempi di flussi approvativi, criticità riscontrate o obiettivi che vorresti raggiungere con un software di supporto.
Preferenze espresse riguardo a comunicazioni, incontri di approfondimento, modalità di contatto e temi sui quali desideri ricevere maggiori informazioni.

Informazioni raccolte automaticamente

Dati tecnici sul dispositivo e sul browser utilizzato, come tipo e versione del software di navigazione, impostazioni di lingua, sistema operativo e risoluzione dello schermo.
Informazioni sul collegamento di rete, come indirizzo IP, provider di connettività, data e ora di accesso, che possono essere utilizzate anche per finalità di sicurezza e prevenzione abusi.
Dati relativi alla navigazione sul sito, inclusi pagine visitate, tempo trascorso su ciascuna sezione, percorsi di ingresso e uscita, interazioni con elementi di pagina.
Eventuali identificatori online generati dai cookie o da tecnologie simili, utilizzati per ricordare le preferenze di navigazione e migliorare la fruizione dei contenuti.
Log tecnici relativi all’uso delle funzionalità della piattaforma, se accedi ad aree riservate, per consentire la diagnosi di problemi e la sicurezza del servizio.

Perché utilizziamo i dati

Utilizziamo i dati personali per gestire il sito foliaraneon.sbs, rispondere alle richieste di informazioni, presentare la nostra soluzione per gerarchie di approvazione finanziaria e, quando concordato, attivare e supportare l’uso della piattaforma. Alcuni trattamenti sono necessari per adempiere a obblighi contrattuali o legali, altri si basano sul nostro legittimo interesse a migliorare i servizi e la comunicazione con i team Finance, sempre valutando attentamente l’impatto sui diritti e le libertà degli interessati. In presenza di attività che richiedono il consenso, come determinate forme di comunicazione commerciale, lo richiediamo in modo esplicito e lo rispettiamo.

Gestire le richieste di contatto e di informazioni sul software, organizzando le conversazioni con CFO, responsabili amministrativi e altri referenti aziendali interessati alle nostre soluzioni.
Fornire accesso alle aree riservate della piattaforma, gestire credenziali, ruoli e autorizzazioni collegate all’uso di Foliaraneon da parte degli utenti autorizzati dalla tua organizzazione.
Migliorare il sito e i materiali informativi, analizzando in forma aggregata come vengono consultate le pagine dedicate a gerarchie di approvazione, deleghe di firma e controlli interni.
Inviare comunicazioni relative a aggiornamenti di prodotto, novità sui servizi o contenuti informativi, quando esiste una base giuridica adeguata, come il tuo consenso o un legittimo interesse bilanciato.
Assicurare la sicurezza dei sistemi e prevenire utilizzi impropri, attraverso il monitoraggio di log tecnici, tentativi di accesso non autorizzati e comportamenti anomali sulla piattaforma.
Adempiere a obblighi legali e regolamentari, come quelli connessi alla conservazione di documenti, alla gestione di richieste delle autorità competenti o a verifiche di conformità.
Gestire la relazione commerciale con clienti e potenziali clienti, incluse attività di pianificazione di incontri, gestione di offerte e analisi interne sulle esigenze dei team Finance coinvolti.

Il nostro impegno: Trattiamo i dati personali con la stessa attenzione con cui ci aspettiamo che i team Finance gestiscano le approvazioni e le deleghe di firma nelle loro organizzazioni. Questo significa raccogliere solo le informazioni necessarie, usarle in modo chiaro rispetto alle finalità dichiarate, conservarle per periodi proporzionati e proteggerle con misure tecniche e organizzative adeguate. Ci impegniamo a rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati, la normativa italiana applicabile e le migliori prassi di sicurezza, mantenendo una documentazione interna aggiornata sui trattamenti effettuati.

Con chi condividiamo i dati

Possiamo condividere i dati personali con fornitori di servizi che ci supportano nella gestione del sito, della piattaforma e delle comunicazioni, come provider di hosting, strumenti di analisi, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti o consulenti specializzati. In alcuni casi i dati possono essere comunicati a soggetti che collaborano con noi su progetti relativi alle approvazioni finanziarie, sempre nel rispetto di accordi di riservatezza e di trattamento. La condivisione avviene solo quando necessaria e sulla base di adeguate garanzie contrattuali, senza vendere i dati a terze parti per finalità autonome non collegate ai nostri servizi.

Fornitori di servizi esterni

Per erogare il sito e la piattaforma ci avvaliamo di fornitori esterni accuratamente selezionati, che possono trattare dati personali per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento. Con ciascuno di essi stipuliamo accordi che definiscono oggetto, durata, natura e finalità dei trattamenti, tipo di dati, categorie di interessati e obblighi di sicurezza. Monitoriamo nel tempo la qualità dei loro servizi e il rispetto degli impegni assunti, riservandoci di sostituirli se non risultano più adeguati alle esigenze di protezione dei dati e di continuità del servizio.

Trattamenti necessari per obblighi di legge

In alcuni casi trattiamo e conserviamo dati personali per adempiere a obblighi legali o regolamentari, ad esempio in materia fiscale, contabile, di sicurezza dei sistemi o di collaborazione con le autorità competenti. Questi trattamenti si basano sulla necessità di rispettare la normativa applicabile e possono richiedere la conservazione delle informazioni per periodi determinati dalla legge, anche oltre la durata del rapporto commerciale o dell’utilizzo della piattaforma.

Statistiche anonime e analisi

Possiamo utilizzare dati aggregati e resi anonimi per analizzare come viene utilizzato il sito e, se previsto, la piattaforma, ad esempio per capire quali sezioni sono più consultate e dove emergono rallentamenti ricorrenti.

I tuoi diritti sui dati personali

La normativa in materia di protezione dei dati ti riconosce diversi diritti rispetto alle informazioni che ti riguardano. In particolare puoi chiederci accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, oltre a opporti in determinate situazioni. In alcuni casi questi diritti possono essere soggetti a condizioni o limitazioni, ad esempio quando la conservazione dei dati è richiesta dalla legge o necessaria per difendere un nostro diritto. Faremo il possibile per rispondere in modo chiaro e motivato alle tue richieste, aiutandoti a comprendere le opzioni disponibili.

Hai il diritto di chiederci conferma se trattiamo i tuoi dati personali e di ottenere una copia delle informazioni che ti riguardano in forma comprensibile.
Se ritieni che alcune informazioni che ti riguardano siano inesatte o incomplete, puoi chiederne la correzione o l’aggiornamento, fornendo indicazioni utili per la verifica.
Puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali quando ritieni che non siano più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti o quando hai revocato un consenso su cui si basava il trattamento, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge.
In determinate circostanze puoi richiedere di ricevere i dati personali che ci hai fornito in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, o di trasmetterli a un altro titolare, se tecnicamente possibile.
Puoi opporti in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati basato su un nostro legittimo interesse, spiegando le ragioni legate alla tua situazione particolare, e valuteremo attentamente la richiesta.
Hai il diritto di chiedere la limitazione del trattamento in alcune situazioni, ad esempio quando contesti l’esattezza dei dati o ti opponi all’uso basato su un legittimo interesse, per il tempo necessario a valutare la tua richiesta.

Per esercitare i tuoi diritti puoi contattarci tramite i riferimenti indicati sul sito, specificando quale diritto intendi esercitare e fornendo informazioni sufficienti per identificarti. Potremmo richiedere ulteriori dati per confermare la tua identità, soprattutto quando la richiesta riguarda contenuti accessibili solo da aree riservate. Ci impegniamo a rispondere nei tempi previsti dalla normativa e a spiegare le ragioni di eventuali limitazioni legate ad obblighi legali o alla tutela di diritti di terzi.

Come proteggiamo i dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio o divulgazione non consentita. Questo include controlli sugli accessi, cifratura di alcune comunicazioni, monitoraggio dei sistemi e procedure interne per la gestione di incidenti di sicurezza. Nessun sistema può essere considerato assolutamente inviolabile, ma lavoriamo per ridurre i rischi in modo ragionevole rispetto alla natura dei dati trattati e alle finalità perseguite, aggiornando le misure in base all’evoluzione delle minacce e delle tecnologie disponibili.

Misure tecniche

Utilizzo di connessioni cifrate per l’accesso al sito e, ove previsto, alla piattaforma, al fine di ridurre il rischio di intercettazione non autorizzata dei dati trasmessi.
Sistemi di autenticazione e gestione delle credenziali per gli utenti autorizzati, con possibilità di configurare livelli di accesso differenziati in base ai ruoli.
Procedure di backup periodico dei dati e di test di ripristino, per garantire la disponibilità delle informazioni in caso di incidenti tecnici o malfunzionamenti.
Monitoraggio degli accessi ai sistemi e dei log di sicurezza, con rilevazione di comportamenti anomali e interventi correttivi quando necessario.

Misure organizzative

Definizione di ruoli e responsabilità interne per il trattamento dei dati, con istruzioni chiare al personale autorizzato e limitazione degli accessi solo a chi ne ha effettiva necessità.
Accordi di riservatezza e impegni specifici con collaboratori e fornitori che possono venire a contatto con dati personali nell’ambito delle loro attività di supporto.
Procedure per la gestione di richieste di esercizio dei diritti, reclami e segnalazioni relative alla protezione dei dati, con tempi di risposta tracciati e verificabili.
Percorsi interni di revisione periodica delle misure di sicurezza e delle modalità di trattamento, per adeguarle all’evoluzione dei rischi e delle tecnologie utilizzate.

Tempi di conservazione

Conserviamo i dati personali per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti, tenendo conto degli obblighi legali e delle esigenze legittime di documentazione. Ad esempio, i dati relativi alle richieste di contatto vengono trattenuti per gestire il seguito commerciale e organizzativo, mentre i log tecnici possono essere conservati più a lungo per sicurezza e conformità. Trascorsi i termini rilevanti, i dati vengono cancellati, resi anonimi o resi non più riconducibili a una persona identificata.

Quando crei o utilizzi un account di accesso alla nostra piattaforma possiamo trattare dati identificativi, credenziali di autenticazione e impostazioni di profilo collegate al tuo ruolo.
Durante l’uso della piattaforma possiamo raccogliere informazioni su come vengono configurati e utilizzati i flussi di approvazione, in forma preferibilmente aggregata, per migliorare le funzionalità e l’esperienza degli utenti.
Se ci contatti tramite modulo, email o telefono, trattiamo i dati contenuti nei messaggi, come richieste di informazioni, dettagli sui processi di approvazione, preferenze di contatto e qualsiasi altro elemento che decidi di condividere con noi.
Nel contesto dell’uso della piattaforma possiamo trattare dati relativi a ruoli autorizzativi, limiti di approvazione e altre informazioni collegate alle responsabilità decisionali, senza gestire direttamente dati sensibili come numeri di carte di pagamento.
Possiamo trattare informazioni relative alle tue preferenze di comunicazione, alle interazioni con email informative e alle aree di interesse dichiarate rispetto alle nostre soluzioni, nel rispetto delle basi giuridiche richieste.

I periodi di conservazione possono variare in base alla tipologia di dato, al contesto del rapporto e agli obblighi normativi applicabili. Ulteriori dettagli possono essere forniti su richiesta, soprattutto quando un trattamento è legato a un contratto o a progetti specifici con la tua organizzazione.

Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni fornitori di servizi che utilizziamo possono avere sede o infrastrutture al di fuori dello Spazio economico europeo. In questi casi adottiamo misure adeguate per proteggere i dati personali, come l’uso di clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altri strumenti riconosciuti dalla normativa. Prima di effettuare un trasferimento, valutiamo il livello di protezione offerto dal paese di destinazione e, se necessario, applichiamo garanzie aggiuntive per ridurre i rischi per gli interessati.

Quando un fornitore ha sede in un paese riconosciuto dalla Commissione europea come adeguato, il trasferimento avviene sulla base della relativa decisione di adeguatezza.
Se il fornitore si trova in un paese privo di decisione di adeguatezza, utilizziamo clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o strumenti equivalenti.
Valutiamo, caso per caso, se siano necessarie misure tecniche aggiuntive, come la cifratura dei dati o la pseudonimizzazione, per ridurre i rischi connessi al trasferimento.
Informiamo gli interessati in modo trasparente sulla possibilità che alcuni dati siano trattati al di fuori dello Spazio economico europeo, indicando le principali garanzie adottate.

Uso dei cookie

Sul nostro sito utilizziamo cookie e strumenti analoghi per diverse finalità, tra cui garantire il corretto funzionamento delle pagine, ricordare alcune preferenze di navigazione e analizzare in forma aggregata come vengono consultati i contenuti dedicati alle approvazioni finanziarie. Alcuni cookie sono essenziali e non possono essere disattivati tramite i nostri sistemi, mentre altri richiedono il tuo consenso, che puoi gestire anche attraverso le impostazioni del browser. Per maggiori dettagli sulle categorie di cookie utilizzate, sulle durate di conservazione e sulle tue scelte consulta la cookie policy aggiornata.

Cookie e tecnologie simili

Questi cookie sono necessari per far funzionare il sito e consentire, ad esempio, il corretto invio dei moduli di contatto, la gestione delle sessioni e la memorizzazione delle preferenze sui consensi espressi.
Cookie utilizzati per raccogliere informazioni anonime sull’uso del sito, come pagine visitate e tempo di permanenza, con l’obiettivo di migliorare prestazioni e contenuti.
Cookie che permettono di ricordare scelte e preferenze, ad esempio sezioni del sito visitate di recente, per proporre contenuti più vicini agli interessi mostrati.
Cookie che permettono al sito di ricordare alcune scelte effettuate, come la lingua preferita o la modalità di visualizzazione, offrendo un’esperienza più coerente tra una visita e l’altra.

Puoi controllare l’uso dei cookie tramite le impostazioni del browser e, ove previsto, attraverso gli strumenti di gestione del consenso presenti sul sito. La disattivazione di alcune categorie potrebbe influire sulla qualità della navigazione o limitare l’accesso a funzionalità personalizzate, ma non impedirà in generale la consultazione delle informazioni principali.

Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare questa informativa privacy per riflettere cambiamenti nei servizi offerti, nell’organizzazione interna o nel quadro normativo. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina e, se significative, potremo utilizzare canali aggiuntivi per informarti, come avvisi sul sito o comunicazioni dirette agli utenti registrati. Ti invitiamo a consultare periodicamente il testo per verificare eventuali aggiornamenti, soprattutto se utilizzi in modo continuativo la nostra piattaforma per la gestione delle approvazioni finanziarie.

Ti informeremo in modo chiaro qualora decidessimo di ampliare le finalità del trattamento rispetto a quanto descritto, indicando la base giuridica e le tue opzioni di scelta.
In caso di modifiche rilevanti alla presente informativa, aggiorneremo la data di revisione e potremo evidenziare i cambiamenti più significativi per facilitare la comprensione.
Se un aggiornamento dovesse incidere sui tuoi diritti o sulle modalità con cui puoi esercitarli, ci impegniamo a renderlo facilmente individuabile e a fornire indicazioni pratiche sui passi successivi.
In presenza di trattamenti che richiedono il consenso, ti verrà chiesto di esprimerlo nuovamente qualora le condizioni cambino in modo sostanziale rispetto alla situazione iniziale.

L’uso continuato del sito o della piattaforma dopo la pubblicazione delle modifiche sarà considerato come accettazione delle nuove condizioni, salvo i casi in cui la legge richieda un consenso esplicito per specifici trattamenti.

Come contattarci per la privacy

Per domande o richieste relative a questa informativa, o per esercitare i tuoi diritti in materia di protezione dei dati, puoi utilizzare i canali di contatto indicati sul sito. Ti chiediamo di fornire informazioni sufficienti per identificarti e rispondere in modo puntuale. Potremmo richiedere ulteriori dettagli per verificare la tua identità, soprattutto se la richiesta riguarda dati associati a un account o a interazioni specifiche con la piattaforma Foliaraneon.

Foliaraneon

Via Alserio 10, Milano, MI 20159 Italy

Telefono: +39.373.8365.546

Email: content@foliaraneon.sbs